כל מה שרציתם לדעת על ניהול משימות ו(אולי) לא היה לכם את מי לשאול. כל פרויקט מורכב מהמון משימות קטנות, הסוד להשלמת הפרויקט בזמן טמון בידע שלכם לגבי איך לנהל את המשימות שלכם ושל כל שאר אנשי הצוות. אל בהלה! במאמר הזה ריכזנו עבורכם את כל מה שחשוב לדעת על ניהול משימות ועל הדרך שבה יכולה מערכת CRM להקל עליכם.
מה זה ניהול המשימות?
ניהול המשימות הוא אמצעי שמסייע להגדיר, לפקח ולקדם את העבודה שאתם צריכים לעשות במהלך היום. ההגדרה הפשוטה ביותר לניהול משימות היא שיש רשימה של משימות לבצע (To Do List), אבל מהר מאוד תגלו שהשיטה הזו לבדה אינה מספיקה כדי להוריד את העומס על ניהול הפרויקט.
אתם לא יכולים להיות יעילים אם כל מה שאתם עושים הוא להגיב למי שצועק הכי חזק או רק על ידי מענה למייל הבא שנכנס לתיבת הדואר שלכם. כדי לעבוד בצורה יעילה, אתם חייבים לנהל את המשימות שלכם כמכלול ולהבין שהמשימה הבאה שתגיע היא לא בהכרח החשובה ביותר.
אתם צריכים לנהל את הזמן שלכם כך שתשקיעו את כמות הזמן הנכונה בעבודה על המשימות העדיפות (וזה אומר להישאר מחוץ למדיה החברתית עד שהעבודה תיעשה). ניהול משימות באמצעות תוכנת CRM מותאמת יאפשר לכם להישאר ממוקדים בעבודה שלכם ויסייע גם לצוות שלכם לעמוד בדד-ליין.
יתרונות של מערכת לניהול משימות
- אתם יכולים לראות במקביל את כל המשימות שעליהן אתם עובדים.
- אתם יודעים מהו סדר העדיפויות שלכם.
- אתם יודעים כמה זמן אתם צריכים כדי לבצע את המשימות האלה.
- אתם יכולים לקבץ מספר משימות יחד כדי לעבוד במקביל על דברים דומים.
אבל מעל לכל – אתם יכולים לשמור על האיזון בעומס העבודה, כך שתוכלו להתאים את היעדים, ו/או להעביר חלק מהמשימות לעובדים אחרים, מה שימנע מכם עבודה מיותרת.
כלים לניהול המשימות
קיימים היום המון כלים לניהול משימות.
הדרך הפשוטה והעתיקה ביותר היא כמובן להשתמש במחברת ובעט ופשוט לרשום את המשימות שלכם. החיסרון של השיטה הפשוטה הזו הוא די ברור, שכן במחברת קשה עד בלתי אפשרי לקבץ משימות ולתעדף אותן ותאלצו כמובן לשכתב את הרשימה בכל כמה ימים. אנשים רבים מנהלים את הרשימות שלהם על גבי נייר, אבל אם אתם בעלי עסק או מנהלי פרויקטים, תצטרכו משהו מתוחכם יותר.
תוכנת ניהול המשימות Dynamics 365 מבית Microsoft מאפשרת לכם לייעל את כל זה. מערכת CRM היא פתרון מעולה עבור צוותי הפרויקט, שכן היא מאפשרת לכם להכין רשימה של כל המשימות הנדרשות עבור הפרויקט ואז כל שעליכם לעשות הוא להוסיף משימה חדשה לכל פריט.
מערכת CRM מקוונת לניהול משימות מעניקה לכם גם גמישות רבה בהרבה מאשר רשימות נייר. מעבר לעובדה שאתם יכולים לוודא באמצעותה שלכל אחד יש גישה לרשימת המשימות הראשית, היא מאפשרת לכם גם:
- לייצא ולייבא רשימות.
- לסנכרן את הרשימות עם הכלים האחרים של מייקרוסופט (כמו האאוטלוק).
- להגדיר תצוגות מותאמות אישית.
- להדפיס רשימות.
- לסנן רשימות לפי יום / שבוע / חודש.
- לקבל פירוט מלא של משימה ספציפית מתוך רשימת המשימות
- לנהל עשרות (ואפילו מאות) משימות בקלות ובכמה קליקים בלבד.
- לראות את מכלול המשימות שהוקצו לאותו יום, לפי סדר החשיבות שלהם.
- לעדכן את המשימות ולשתף את יתר אנשי הצוות.
- להוסיף לכל משימה קישורים, קבצים והודעות רלוונטיות.
- לראות בצורה חזותית אילו משימות הושלמו, אילו משימות מתקרבות ליעד ואילו משימות לא הושלמו בזמן.
- ועוד.
כיצד לנהל את משימות הצוות שלכם?
אחד מהאתגרים הגדולים עבור מנהלי פרויקטים הוא לוודא שהמשימות אכן מתבצעות על ידי אנשי הצוות שאחראים עליהן. כשזה באחריותכם, אתם יודעים שתבצעו אותן, אבל כשזה תלוי במישהו אחר – בואו נודה בכך שהוא בטח זקוקים לדחיפה קטנה מדי פעם, גם אם מדובר במשימה שעלתה במהלך פגישה קצרה.
כאשר אנשים אחרים מציינים במהלך פגישה משימה שיש לבצע, רשמו אותה לעצמכם על פתק והוסיפו אותה לתוכנת ניהול המשימות שלכם. הקצו אותה לאדם הנכון והיא תופיע ברשימת המשימות האישית שלו. כך הוא בטוח לא ישכח!
עם מערכת CRM לניהול משימות תוכלו לעקוב אחר התקדמות המשימה ולראות על מה עובד כל אחד מאנשי הצוות. כל מה שאתם צריכים לעשות זה לסנן (בקליק אחד) את רשימת המשימות של הפרויקט לפי אנשי הצוות ולקבל תמונה רחבה של אילו משימות וכמה עומס של עבודה יש לכל אחד מהעובדים.
בהתאם לתמונת המצב שתקבלו, תוכלו לשלוח להם תזכורת למשימות שעוד ממתינות להם, לוודא שכל אחת מהמשימות הושלמה לפני המועד האחרון, להעביר משימות בין אנשי הצוות ולסייע להם במקום שבו הם "נתקעים".
היכולת של ניהול המשימות במערכת ה-CRM Dynamics 365 לפלח את המידע ולעקוב אחר הדברים בכל רגע נתון, מאפשרת לכם לנהל את הפרויקט בצורה יעילה ובעיקר – לחסוך המון זמן ואנרגיות.
בהצלחה!
